Sổ S1a-HKD & S2-HKD: Là gì, cần làm không, làm như thế nào?

Nhiều chủ nhà trọ đang hoạt động như hộ kinh doanh nhưng chưa bao giờ nghe đến S1a-HKD hay S2-HKD. Đến khi cơ quan thuế kiểm tra, không có sổ sách sẽ khó giải trình doanh thu thực tế và dễ bị ước tính thuế cao hơn. Bài này giải thích rõ hai loại sổ này là gì và cách ghi đơn giản nhất.

S1a-HKD — Sổ theo dõi doanh thu

Đây là cuốn sổ ghi lại mọi khoản tiền thu được từ hoạt động cho thuê nhà. Mỗi lần thu tiền — dù là tiền phòng, tiền điện, tiền nước, hay bất kỳ phí dịch vụ nào — đều phải ghi vào một dòng trong sổ này.

Các cột trong sổ S1a-HKD

Ví dụ cách ghi

Lưu ý: ghi mỗi khoản riêng một dòng để dễ đối chiếu, không gộp tất cả vào một dòng.

S2-HKD — Sổ theo dõi chi phí

Ghi lại các khoản chi phí phát sinh trong quá trình kinh doanh cho thuê nhà. Sổ này giúp bạn biết thực tế mình đã chi bao nhiêu, phục vụ cho việc quản lý và đối chiếu với cơ quan thuế khi cần.

Các khoản chi phí thường gặp cần ghi

Lưu ý: chi phí ghi vào S2-HKD cần có chứng từ hợp lệ (hóa đơn, biên lai) để làm căn cứ.

Lưu trữ sổ sách bao lâu?

Theo quy định, hộ kinh doanh phải lưu trữ sổ sách kế toán và chứng từ liên quan tối thiểu 10 năm kể từ năm kết thúc kỳ kế toán. Với nhà trọ, hãy lưu sổ dưới cả 2 dạng: bản in (hoặc sổ tay) và file điện tử (Excel hoặc xuất từ phần mềm).